Pension Auto-enrolment

Jeżeli Twoja firma otrzymała list z urzędu ‘The Pension Regulator‘ i został wyznaczony Ci tzw. ‘staging date‘, UWAŻAJ – nie możesz tego zignorować!

Skontaktuj się z nami tutaj. Najpierw jednak przeczytaj poniżej najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi na temat tzw. ‘Workplace Pension Auto-enrolment‘.

1. Co to jest Workplace Pension Auto-enrolment?
Dotyczy to reformy emerytalnej w UK. Państwo przerzuca obowiązek oszczędzania na emeryturę częściowo na pracodawców oraz na pracowników. Dlatego jako pracodawca będziesz musiał / musiała dopełnić pewnych formalności, przystosować swój system Payroll oraz (ewentualnie) opłacać prywatny fundusz emerytalny dla swoich pracowników (jeśli spełniasz wymagania – jak poniżej w pkt. 8).

2. Dlaczego otrzymałem / otrzymałam takie pismo?
Otrzymałeś / otrzymałaś to pismo gdyż jesteś właścicielem biznesu, który był lub jest zgłoszony w tzw. systemie PAYE. Zapewne zatrudniałeś / zatrudniałaś lub zatrudniasz w swojej firmie pracowników lub np. wypłacasz sobie pensję dyrektorską ze spółki limited.

3.  Czy muszę się do tego zastosować?
Bezwględnie musisz. Nie pozostawiaj tego na ostatnią chwilę gdyż nie jest to proces łatwy. Żeby zdążyć do daty tzw. ‘staging date‘ (co to jest staging date znajdziesz poniżej) musisz zająć się tym odpowiednio wcześniej, najlepiej min. 2-3 miesiące wcześniej.

4. Co to jest tzw. ‘staging date‘?
Jest to data od której bezwzględnie musisz zastosować się do nowych przepisów ‘Workplace Pension‘. Nie można jej odłożyć w czasie ale można ją ewentualnie przybliżyć w czasie. PAMIĘTAJ – zacznij działać na min. 2-3 m-ce wcześniej przed swoją staging date gdyż cały proces wymaga przygotowania i wykonania pewnych czynności.

5. Jaką kwotę muszę oszczędzać na emeryturę dla swoich pracowników lub dla siebie w nowym Workplace Pension Scheme?
– w okresie do września 2017 – pracodawca minimum 1%, pracownik 1% (liczone od wynagrodzenia brutto*)
– w okresie październik 2017 – wrzesień 2018 – pracodawca minimum 2%, pracownik 3% (liczone od wynagrodzenia brutto*)
– w okresie od października 2018 – pracodawca minimum 3%, pracownik 4% (liczone od wynagrodzenia brutto*)
* uwaga – dla potrzeb Workplace Pension jest kilka różnych sposobów obliczania podstawy wynagrodzenia brutto.

6. Czy mogę z tego zrezygnować?
Przede wszystkim jako pracodawca MUSISZ najpierw bezwględnie dopełnić formalności z tym związanych. Dopiero potem pracownik sam może ewentualnie zrezygnować z tego systemu. PAMIĘTAJ – prawo kategorycznie zabrania pracodawcy wpływania na pracowników, żeby zrezygnowali z tego systemu.

7. Czy jeżeli pracownik zrezygnuje to mam jeszcze jakieś obowiązki z tym związane?
Tak. Jeżeli pracownik zrezygnuje to za 3 lata od momentu rezygnacji (jeżeli ciągle u Ciebie pracuje) pracodawca MUSI zapisać go ponownie do systemu Workplace Pension Scheme. Wtedy pracownik może ewentualnie znowu się samodzielnie wypisać. Jeżeli np. zatrudnisz w przyszłości nowych pracowników to ich również będzie trzeba zapisać do tego systemu.

8. Czy każdy pracownik musi być wpisany do systemu Workplace Pension Scheme?
Nie. Dotyczy to tylko pracowników, którzy w momencie Twojej ‘staging date‘ spełniali poniższe kryteria:
– mają wiek powyżej 22 lata (i nie są jeszcze na emeryturze)
– zarabiają rocznie 10,000 GBP (miesięcznie 833 GBP) lub powyżej
– pracują w UK
Pracownicy spełniający wszystkie powyższe kryteria MUSZĄ być wpisani do systemu.

9. Jeżeli mam pracowników, którzy nie spełniają wszystkich powyższych trzech kryteriów to co wtedy?
Wtedy w zależności od wieku pracowników, wysokości wynagrodzenia itp. MOGĄ oni (ale nie muszą) przystąpić do tego systemu ale nie zawsze będziesz musiał / musiała opłacać im składki od pracodawcy. Jest to nieco bardziej skomplikowane dlatego jeżeli Twoja firma ma takich pracowników skontaktuj się z nami po więcej informacji (tutaj znajdziesz nasze dane kontaktowe).

10. Jeżeli obecnie nie mam pracowników w ogóle, którzy spełniają powyższe kryteria a otrzymałem list z “The Pension Regulator“, co wtedy?
Wtedy również MUSISZ dopełnić pewnych formalności z tym związanych czyli rejestracji swojej firmy do nowego systemu ale nie będziesz rejestrował / rejestrowała pracowników w tymże systemie (patrz cennik Opcja nr 1).

11. Ile wynoszą ustawowe kary jeśli spóźnię się z procesem Auto-enrolment?
Kara jest nieodwołalna i wynosi 400 GBP. Potem za każdy dzień spóźnienia w zależności od ilości osób, które Twoja firma zatrudnia, kara wynosi od 50 do 10,000 GBP za dzień!

12. Czy muszę płacić Wam za dokonanie w imieniu mojej firmy wszystkich czynności w tym nowym systemie skoro jestem już Waszym klientem i ile to kosztuje?
Tak, usługa ta jest dodatkowo płatna (zerknij na nasz cennik tutaj) gdyż na potrzeby nowej ustawy zmuszeni byliśmy zatrudnić i przeszkolić nowych pracowników oraz powołać nową komórkę aby się tym zajęła. Oczywiście pracodowca może sam spróbować dopełnić wszystkich formalności z tym związanych. Pamiętaj jednak, że naprawdę musisz wiedzieć jak to zrobić oraz znać całą ustawę, żeby nie pominąć żadnego szczegółu. Dodatkowo, jeśli Twoi pracownicy spełniają wszystkie kryteria z pkt. 8, musisz wybrać oraz skontaktować się z funduszem, który potem obsłuży oszczędności Twoich pracowników. Jest to zazwyczaj rozmowa telefoniczna (30min – 1godz).

13. Czy jest to jednorazowy proces czy trzeba ewentualnie przechodzić przez to cyklicznie?
Rejestracja pracodawcy w tymże systemie jest jednorazowa ale składa się z kilku etapów, w zależności od tego czy masz pracowników, którzy spełniają wszystkie kryteria z pkt. 8, czy też nie. Jeżeli masz takich pracowników to potem reszta należy już do Twojego księgowego, który obsługuje Twój payroll (payslip’y). Należy tylko pamiętać o pkt. 7 (powyżej).

14. Gdzie będą zatem wędrowały te nowe składki mojej firmy oraz moich pracowników? Do HMRC?
Jeżeli spełniasz wymagania z pkt. 8 (powyżej) i będziesz musiał / musiała wybrać fundusz to Twoje składki będą odprowadzane bezpośrednio do tego funduszu. Są to firmy, których listę można podejrzeć tutaj. Pamiętaj, wybór funduszu jak i wszystkie czynności możesz zlecić nam – zobacz nasz cennik – Opcja 2 tutaj.

15. Jeżeli ja lub moi pracownicy nie spełniamy wszystkich kryteriów z pkt. 8 to czy w ogóle warto zarejestrować się do funduszu i opłacać składki, żeby otrzymać wyższą brytyjską emeryturę?
Trudno powiedzieć. Jeżeli wiążesz swoją przyszłość z UK i wiesz, że Twoja firma będzie w stanie opłacać składki przez dłuższy okres to być może warto, w zależności od Twojej strategii emerytalnej. Nowa reforma niejako gwarantuje Ci wypłatę tej dodatkowej emerytury z funduszy (jak te pieniądze będą wypłacane zobacz poniżej) a Twoje składki będą inwestowane tak, żeby fundusz mógł wypłacić Ci jak najwyższą emeryturę. Warto dodać, że takie fundusze działają w UK już kilkadziesiąt lat zatem mają pewną historię, którą można sprawdzić. Do tej pory jednak oszczędzanie w funduszach było dobrowolne. Po reformie jest to już obowiązek.

16. Jak fundusz wypłaci mi potem moje pieniądze?
To zależy od funduszu, który wybierzesz. Zazwyczaj będziesz mógł / mogła wypłacić sobie BEZ PODATKU jednorazową kwotę równą 25% Twoich oszczędności (powiększonych o kwotę odsetek gdyż fundusze inwestują Twoje pieniądze). Nie możesz wcześniej tego zrobić niż po osiągnięciu 55 lat (możesz ale są wysokie koszty i podatek). Pozostałą część możesz wypłacać sobie w miesięcznych ratach, które będą już opodatkowane podatkiem dochodowym (uwzględniając oczywiście kwotę wolną od podatku).

17. Nie jestem pewien / pewna czy ja lub moi pracownicy zarabiamy więcej niż 10,000 GBP na rok (833 GBP na miesiąc) co może oznaczać konieczność zapisania się do funduszu emerytalnego (opcja nr 2 waszego cennika). Gdzie mogę to sprawdzić?
Sprawdź to u swojej firmy księgowej w dziale Payroll. Jeśli jesteś klientem “aeXea Consulting” to również powinieneś / powinnaś sprawdzić to samodzielnie – wyślij email na adres payslip@aexea.co.uk. Marcin z naszego działu Payroll odpowie Ci na to pytanie (nie odpowie jednak na inne pytania).
Nasz system do obsługi klientów “aeXea Pension” jest zautomatyzowany i nie będziemy mogli dla Ciebie tego zrobić. Staramy się trzymać koszty tej usługi na jak najniższym poziomie dlatego o sprawdzenie tych danych bardzo prosimy Ciebie.

18. Czy zapisując się do tego nowego systemu (Opcja nr 2 z waszego cennika) i opłacając składki mamy pewność, że dostaniemy emeryturę w UK?
Tak, jest to gwarantowane. Z tym, że nie łącz tej emerytury z emeryturą państwową, która rządzi się swoimi prawami – tutaj o emeryturze państwowej.

19. Czy jeśli moja firma jest zarejestrowana do PAYE a nie otrzymała pisma z urzędu “The Pension Regulator” to powinienem / powinnam coś z tym zrobić?
Każda firma, która  zarejestrowana jest do PAYE musi zastosować się do nowej reformy. List z urzędu “The Pension Regulator” powinieneś / powinnaś otrzymać na adres rejestracyjny spółki. Jeżeli taki list nie przyszedł to należy podjąć kroki w celu wyjaśnienia tej sprawy – najlepiej skontaktować się ze swoją firmą księgową. PAMIĘTAJ – jeżeli dopiero niedawno zarejestrowałeś / zarejestrowałaś się do PAYE (np. w ciągu ostatnich kilku miesięcy) to zachowaj spokój – list z pewnością jeszcze przyjdzie.

20. Czy mogę sam / sama zająć się rejestracją mojej firmy do systemu “Workplace Pension Auto-enrolment“?
Tak, oczywiście możesz to zrobić samodzielnie. W tym przypadku nasza firma “aeXea” nie będzie jednak mogła Ci pomóc na żadnym etapie.
Jeżeli Twoja firma posiada pracowników, którzy spełniają wszystkie kryteria z pkt. 8 i składki do nowego funduszu będą opłacane, to po skończeniu wszystkich formalności związanych z rejestracją i wyborem funduszu poinformuj dział Payroll, który wystawia Ci payslipy, żeby przystosowali system do tej nowej sytuacji. Składki do funduszu będą musiały być wykazywane na payslipach obok PAYE Tax i NICs.

21. Jezeli miałem / miałam już w przeszłości założony fundusz u mojego pracodawcy w UK to czy mogę teraz kontynuować wpłaty na moją emeryturę w systemie “Workplace Pension Auto-enrolment“?
Tak, pod warunkiem, że fundusz ten oferuje taką usługę. Możemy wtedy dopisać Twoją spółkę do tego funduszu i to ta spółka od tej chwili będzie opłacała Twoje składki. Z tym, że może się np. okazać, że ze względu na koszty, bardziej będzie się opłacało przenieśc Twoje środki do innego funduszu i tam dopisać Twoją spółkę.

22. W pkt. 8 piszecie, że obowiązek przystąpienia do funduszu mają osoby, które spełniają wszystkie 3 kryteria (jak wyżej). Ale co dokładnie oznacza kryterium – “pracuje w UK”? Czy jeśli mieszkam poza UK ale jestem dyrektorem w spółce UK i pobieram z niej wynagrodzenie, oznacza to, że “pracuję w UK”?
Nie. “Pracować w UK” oznacza, że fizycznie pracujesz z domu lub biura, które stoi w UK. Jeśli zatem mieszkasz poza UK to tego kryterium nie spełniasz. Wtedy nawet jeśli zarabiasz więcej niż 10,000 GBP, nie masz obowiązku przystąpienia do funduszu. Jeśli jdnak chcesz przystąpić to MOŻESZ to zrobić – do takiego prywatnego funduszu emerytalnego zgodnie z przepisami może przystąpić osoba, która nie zamieszkuje na stałe w UK ale ma dochody uzyskiwane na terenie UK. Jeśli zatem masz wynagrodzenie ze spółki limited (nieważne jak wysokie) i spółka jest zarejestrowana w systemie PAYE (wystawia Ci payslipy) to możesz przystąpić do funduszu.

23. Jakie są koszta gdybym chciał / chciała / musiał / musiała przystąpić do funduszu?
Jest to koszt opłaty dla naszej firmy – Opcja nr 2 z naszego cennika. Następnie opłata rejestracyjna do samego funduszu – w zależności od funduszu może to być od zera do kilkuset funtów. Niektóre fundusze pobierają jeszcze dodatkowe drobne opłaty roczne. Nasza firma będzie asystować Państwu w wyborze optymalnego funduszu, który spełni Wasze oczekiwania.

24. Czy mój pension będzie dziedziczony w razie mojej śmierci?
Tak. Sposób dziedziczenia będzie zależał od funduszu, który wybierzesz oraz od momentu, w którym umrzesz. Np. jeżeli przed śmiercią zacząłeś / zaczęłaś już pobierać pieniądze z funduszu to osoby uposażone będą po prostu kontynuowały pobieranie świadczenia na takich samych zasadach lub np. w niektórych funduszach otrzymają zwrot w całości od razu.
Tak czy inaczej NIC nie przepadnie.

25. Załóżmy, że nie spełniam / spełniamy wszystkich kryteriów z pkt. 8 zatem nie muszę / musimy oszczędzać w tym nowym systemie. A jeśli mimo to chcę oszczędzać, to czy mogę?
Tak. Warunkami, żeby móc oszczędzać na emeryturę w tym nowym systemie są, po pierwsze – Twój pracodawca (np. Twoja spółka limited) musi zarejestrować się w nim (nasza opcja nr 2 z cennika), po drugie – otrzymujesz wynagordzenie od swojego pracodawcy, które jest rejestrowane w tzw. systemie PAYE (otrzymujesz payslip). Wysokość Twojego wynagrodzenia nie ma znaczenia. Jeżeli już będziesz zapisany do tego systemu to wtedy Twój pracodawca musi przelewać do wybranego funduszu procent Twojego wynagrodzenia – ile procent patrz wyżej pkt 5.

cdn…